1、打开原始文件，选择需要添加批注的内容，切换到“审阅”选项卡，单击“批注”组中的“新建批注”按钮，如下图所示。

2、此时在文档中插入了一个批注，在批注文本框中输入错误的原因或修改建议，如下图所示。

3、利用同样的方法，在文档的其他位置插入批注，并输入批注内容，如下图所示。

4、在“查找和替换”对话框中，可以使用“定位”功能快速将光标定位至指定位置，例如将光标快速定位至“批注”中。

5、若插入在文档中的批注已经达到目的，为了不让批注影响文档的查看，可以将批注标记为完成。

具体方法是：

打开“查找和替换”对话框，切换至“定位”选项卡，在“定位目标”列表框中单击“批注”选项，在右侧“请输入审阅者姓名”下拉列表框中选择需要的选项，再单击“下一处”按钮，即可将光标定位到该审阅者的批注上。